Werkkostenregeling: de stand van zaken

Hoewel u jarenlang kon kiezen voor de werkkostenregeling of voor het oude systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen, is vanaf 2015 de WKR verplicht. Het algemene uitgangspunt van de WKR is dat alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die plaatsvinden aan werknemers en ex-werknemers belast loon zijn. U betaalt geen loonheffingen over het bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen dat binnen de vrije ruimte valt. Tot dat bedrag is geen eindheffing van 80% verschuldigd.

Bepaalde zaken mogen niet in de vrije ruimte worden ondergebracht, maar moeten verplicht worden verloond, zoals de auto van de zaak en geldboetes.

De WKR is per 1 januari 2015 wel aangepast:

  • Het percentage van de vrije ruimte (forfait) is omlaaggegaan van 1,5% naar 1,2% van het totale fiscaal loon.
  • Gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen zijn vrijgesteld als ze naar een redelijk oordeel van de werkgever in redelijkheid nodig zijn voor de dienstbetrekking (ook wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium).
  • Korting op producten uit eigen bedrijf is onder voorwaarden vrijgesteld (tot 20% van de waarde in het economisch verkeer en € 500 per jaar).
  • Het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen is vervallen voor een aantal voorzieningen op de werkplek.
  • De eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte mag op concernniveau worden bepaald. Van een concern is sprake bij een belang van minimaal 95%.
  • De inhoudingsplichtige die de vrije ruimte overschrijdt, hoeft pas af te rekenen bij de eerste loonaangifte in het nieuwe kalenderjaar.

Stappen
Voor een correcte toepassing van de WKR dienen de volgende stappen doorlopen te worden:

  1. Vaststellen of de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan (ex-) werknemers moeten worden aangemerkt als loon.
  2. Bepalen welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel. De niet aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dienen als belast loon in de loonstroken te worden verwerkt.
  3. Toepassen speciale regels op de aangewezen posten:
    a. gerichte vrijstellingen (tasten de 1,2% vrije ruimte niet aan),
    b. nihil waarderingen (tasten de 1,2% vrije ruimte niet aan),
    c. forfaitaire waarderingen (tast de 1,2% vrije ruimte aan).
  4. Bepalen of het met inachtneming van deze speciale regels vastgestelde bedrag aan aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen binnen de vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom blijft.
  5. Mogelijk moet u de arbeidsvoorwaarden gaan aanpassen. Uitgangspunt hierbij is dat dit alleen is toegestaan als de werknemer hiermee instemt. Een collectieve eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden ten nadele van de werknemer is alleen toegestaan als u dit schriftelijk bent overeengekomen en u kunt aantonen dat u bij de wijziging een zwaarwegend bedrijfsbelang hebt. Tevens zult u moeten kijken naar zaken als een afbouwregeling en of u draagvlak kunt krijgen bij de ondernemingsraad (als deze is ingesteld).

Let op!

Bij het niet tijdig aanpassen van de administratie aan de werkkostenregeling loopt u het risico op onjuiste loonaangiften alsmede op eventuele naheffingen en boetes.