Klachtenregeling

Wij vinden het belangrijk dat onze relaties tevreden zijn over onze dienstverlening. We werken daarom steeds aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over één van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen wij u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en graag zoeken wij met u naar een passende oplossing.

Eerste melding
Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor overleg over het probleem. Ais de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat u eerst probeert met desbetreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u ook contact opnemen met Norbert Couwenberg of Robin Hueting.

Wij beschikken tevens over een klokkenluidersregeling. Voor meer informatie hierover verzoeken wij u contact op te nemen met onze vertrouwenspersoon Norbert Couwenberg.

Formele schriftelijke klachtenprocedure
Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen, eventueel via e-mail. Wilt u uw klacht richten aan Norbert Couwenberg of Robin Hueting.

Na ontvangst van uw klacht nemen wij deze zo snel mogelijk in behandeling. Wij streven ernaar om uw klacht binnen een aantal dagen te behandelen en met u tot een bevredigende oplossing te komen. Lukt het niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zullen wij dat in ieder geval binnen enkele dagen na ontvangst van uw klacht bevestigen. Indien wij verdere informatie of gegevens van u nodig hebben, zullen wij contact met u opnemen. Doelstelling is om uw klacht in ieder geval binnen drie weken af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Eventueel ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.

Alle klachten en de afhandeling daarvan registreren wij om daarmee onze kwaliteit te verbeteren. Deze registratie zal uiteraard zorgvuldig en vertrouwelijk worden behandeld en bewaard.

Tot slot: indien u een klacht heeft en ons dat laat weten, waarderen wij dat zeer. U geeft ons hiermee immers een tweede kans. U kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende probleem te voorkomen. We hopen op een goede verdere relatie en samenwerking.